Projetos são definidos como empreendimentos temporários realizados para criar um produto, serviço ou resultado único. Trata-se de um esforço com objetivos variados, que tem uma data de início e término específicas, envolve riscos e é único. Os projetos diferem de processos operacionais permanentes em três principais aspectos.

1. Unicidade dos projetos:

Em primeiro lugar, os projetos normalmente não se repetem, são únicos. Se alguém está construindo uma casa, por exemplo, isso representa um único projeto. Apesar do fato de que a organização pode construir muitas casas – e certamente existem algumas semelhanças entre elas – cada projeto de construção de uma casa terá suas particularidades, como o tamanho, o design, os materiais utilizados, entre outros.

2. Objetivos e entregas específicas:

Os projetos têm objetivos bem definidos e entregas específicas a serem alcançadas. Se uma empresa está desenvolvendo um novo produto, por exemplo, o projeto terá como objetivo criar esse produto e as entregas podem incluir o desenvolvimento do protótipo, testes de qualidade, produção em escala, entre outros. Cada projeto tem um escopo claro, que determina o que será feito e o que não será feito.

3. Ciclo de vida do projeto:

O ciclo de vida do projeto é composto por diferentes fases, que vão desde a sua concepção até o encerramento. Essas fases podem variar dependendo da metodologia utilizada, mas geralmente incluem etapas como iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. Cada fase tem suas próprias atividades e entregas específicas, e o sucesso do projeto depende da gestão eficiente de todas essas etapas.

Durante a fase de iniciação, por exemplo, são definidos os objetivos do projeto, identificados os stakeholders envolvidos e realizada uma análise de viabilidade. Já na fase de planejamento, são definidas as atividades a serem realizadas, os recursos necessários, os prazos e os custos estimados. Na fase de execução, as atividades planejadas são realizadas e os resultados esperados começam a ser alcançados.

Durante todo o ciclo de vida do projeto, é fundamental que haja um controle contínuo e monitoramento do progresso, para garantir que o projeto esteja dentro do escopo, prazo, custo e qualidade esperados. Além disso, é importante que haja uma comunicação eficiente entre os membros da equipe do projeto e os stakeholders, para garantir que todos estejam alinhados e engajados.

O encerramento do projeto ocorre quando todos os objetivos e entregas foram alcançados, e pode incluir atividades como a avaliação dos resultados, a documentação das lições aprendidas e a celebração do sucesso. É importante destacar que o encerramento do projeto não significa o fim do trabalho, mas sim o fim do empreendimento temporário, permitindo que a organização se concentre em novos projetos e desafios.

Um projeto é um empreendimento temporário realizado para criar um produto, serviço ou resultado único. Ele difere de processos operacionais permanentes por ser único, ter objetivos e entregas específicas, e seguir um ciclo de vida composto por diferentes fases. A gestão eficiente de um projeto envolve a definição clara do escopo, o planejamento adequado, a execução controlada, o monitoramento contínuo e o encerramento adequado.

Diego da Costa é profissional de administração, escritor e radialista. Pós-graduado em Gestão de Marketing pela Universidade Tiradentes (Unit) e MBA em Gerenciamento de Projetos pela Fundação Getúlio Vargas (FGV). Autor de dois livros e coautor de um.